Політика конфіденційності

Переклад для зручності; юридично обов’язковою є польська версія: польська версія

1. Адміністратор даних

1. Адміністратором персональних даних є Easy Legal sp. z o.o. з місцезнаходженням за адресою: ul. Belgradzka 10A, Gdańsk, KRS 0000970955, NIP 5842817438 (далі: Адміністратор, ми).
2. Контакт з усіх питань щодо персональних даних: e-mail kontakt@pobyto.pl, телефон +48 506 579 045, письмово на адресу місцезнаходження.
3. Ми не призначали інспектора із захисту даних, оскільки не маємо такого обов'язку. З питань, що стосуються даних, просимо звертатися безпосередньо до Адміністратора.

2. Які дані ми обробляємо і звідки їх отримуємо

1. Форма запиту: ім'я, прізвище, номер телефону, адреса електронної пошти, обраний вид допомоги, етап справи, строк (якщо його зазначено), бажаний канал зв'язку (якщо його обрано), мова сторінки, адреса підсторінки, з якої надіслано запит, інформація про ознайомлення з цією Політикою та версія цієї інформації, ідентифікатор і час подання запиту.
2. Контакт телефоном, електронною поштою та через месенджери: дані, які Ви самі нам передасте, напр. номер телефону, ім'я користувача в месенджері, зміст повідомлень.
3. Виконання договору: дані, необхідні для підготовки заяви про дозвіл на перебування, зокрема дані з проїзного документа, PESEL, адреса, сімейний стан, дані про працевлаштування, страхування, житло та доходи, а у справах із сімейних підстав — дані членів сім'ї (напр., чоловіка або дружини, дітей) і дані з актів цивільного стану. Дані членів сім'ї ми отримуємо від Клієнта; інформуємо про це відповідно до ст. 14 RODO.
4. Технічні дані: IP-адреса та дані браузера, які автоматично обробляє хостинг-провайдер у журналах (логах) сервера, а також — у вигляді хешу (hash), що зберігається в оперативній пам'яті приблизно 1 хвилину, — з метою захисту форми від зловживань.
5. Особливо захищені дані: ми не просимо даних про здоров'я чи інформації про судимість і просимо не вписувати їх у форму чи повідомлення. Якщо для справи необхідно, щоб Клієнт подав документ, що містить такі дані (напр., висновок (orzeczenie) або медичну довідку), ми обробляємо його виключно в обсязі, необхідному для підготовки заяви, на підставі ст. 9 ч. 2 п. f RODO (встановлення, пред'явлення або захист вимог в адміністративному провадженні) або явної згоди Клієнта (ст. 9 ч. 2 п. a RODO), яку можна будь-коли відкликати. Ми не зберігаємо довідок з Національного реєстру судимостей (Krajowy Rejestr Karny) — Клієнт подає їх безпосередньо органу.

3. Цілі, правові підстави та строк зберігання

1. Відповідь на запит і надання пропозиції — ст. 6 ч. 1 п. b RODO (дії на Ваш запит до укладення договору). Дані зберігаємо до 12 місяців від останнього контакту, якщо договір не буде укладено.
2. Укладення та виконання договору — ст. 6 ч. 1 п. b RODO, а щодо даних членів сім'ї Клієнта — ст. 6 ч. 1 п. f RODO (наш законний інтерес, що полягає у виконанні договору, укладеного з Клієнтом). Дані зберігаємо протягом строку виконання договору, а потім до спливу строку позовної давності.
3. Встановлення, пред'явлення або захист вимог — ст. 6 ч. 1 п. f RODO. Дані зберігаємо до спливу строків позовної давності — як правило, 6 років, рахуючи від кінця календарного року, в якому завершилася співпраця (ст. 118 Цивільного кодексу).
4. Бухгалтерські та податкові обов'язки — ст. 6 ч. 1 п. c RODO у зв'язку із Законом про бухгалтерський облік (ustawa o rachunkowości) та Податковим кодексом (Ordynacja podatkowa). Розрахункові документи зберігаємо протягом 5 років, рахуючи від кінця року, в якому сплив строк сплати податку, або довше, якщо цього вимагає законодавство.
5. Розгляд скарг (reklamacje), відмов від договору та розірвань договору — ст. 6 ч. 1 п. c RODO (обов'язки, що випливають із Закону про права споживача) і ст. 6 ч. 1 п. f RODO. Дані зберігаємо до спливу строку позовної давності.
6. Безпека Сервісу та захист від спаму — ст. 6 ч. 1 п. f RODO. Технічні дані зберігаємо протягом строку, що випливає з налаштувань хостинг-провайдера (логи), а хеш IP-адреси — близько 1 хвилини.
7. Поточна комунікація через обраний Вами канал (телефон, e-mail, WhatsApp, Telegram) — ст. 6 ч. 1 п. b RODO або ст. 6 ч. 1 п. f RODO. Дані зберігаємо доти, доки триває контакт, а потім відповідно до строків, зазначених у п. 1–3.
8. Копії документів, переданих для підготовки заяви, ми видаляємо не пізніше ніж через 12 місяців після винесення рішення в першій інстанції або припинення договору, якщо вони не потрібні для захисту від вимог.

4. Одержувачі даних

Дані можуть отримувати виключно суб'єкти, які допомагають нам вести Сервіс і обробляти запити, діючи за нашим дорученням, а також суб'єкти, уповноважені на підставі законодавства:

1. Cloudflare, Inc. (США) — хостинг сайту, приймання форми (Cloudflare Workers), маршрутизація електронної пошти в домені pobyto.pl, захист від атак.
2. Google LLC / Google Ireland Ltd — електронна пошта (Gmail), на яку надходять копії запитів і листування.
3. Telegram Messenger Inc. — месенджер, через який повні дані з форми (п. 2.1) передаються до закритої робочої групи нашої команди, щоб швидко відповісти на запит; а також — якщо Клієнт обере цей канал — поточне листування.
4. WhatsApp Ireland Ltd (група Meta) — лише коли Клієнт сам обере WhatsApp як канал зв'язку.
5. Бухгалтерське бюро, банк і платіжний оператор — в обсязі розрахунків.
6. Фізична особа, яка діє як уповноважений представник (pełnomocnik) у провадженні, — лише якщо це передбачено Договором.
7. Органи публічної адміністрації (зокрема воєвода (wojewoda), який веде справу) — виключно коли Клієнт подає заяву або доручає нам передати документи, а також інші органи, уповноважені на підставі законодавства.

Ми не продаємо даних і не надаємо їх у маркетингових цілях.

5. Передача даних за межі Європейської економічної зони

1. Cloudflare, Inc. і Google LLC сертифіковані в межах EU–US Data Privacy Framework. Передача здійснюється на підставі рішення Європейської Комісії, що встановлює належний рівень захисту (імплементаційне рішення (ЄС) 2023/1795, ст. 45 RODO), а додатково — стандартних договірних положень, які застосовують ці постачальники.
2. Telegram Messenger Inc. має місцезнаходження за межами ЄЕЗ (Об'єднані Арабські Емірати / Британські Віргінські Острови), у державі, щодо якої Європейська Комісія не ухвалила рішення про належний рівень захисту. Telegram не укладає з нами договору доручення обробки даних (umowa powierzenia) чи стандартних договірних положень. Це означає ризик того, що рівень захисту даних буде нижчим, ніж у ЄС, а органи цієї держави можуть отримати до них доступ. Ми передаємо туди дані з форми виключно з метою швидкого опрацювання Вашого запиту, до закритої групи, доступної лише для нашої команди, з використанням зашифрованого з'єднання. Якщо Ви не хочете, щоб дані потрапили до Telegram, просимо зателефонувати або написати на kontakt@pobyto.pl замість надсилання форми.
3. Копію інформації про гарантії захисту можна отримати, написавши на kontakt@pobyto.pl.

6. Ваші права

Ви маєте право:

1. на доступ до даних і отримання їх копії (ст. 15 RODO);
2. на виправлення даних (ст. 16 RODO);
3. на видалення даних (ст. 17 RODO);
4. на обмеження обробки (ст. 18 RODO);
5. на перенесення даних, що обробляються на підставі договору або згоди (ст. 20 RODO);
6. на заперечення проти обробки, що ґрунтується на нашому законному інтересі (ст. 21 RODO);
7. відкликати згоду в будь-який момент, якщо обробка здійснюється на її підставі, — без впливу на законність обробки до її відкликання;
8. подати скаргу до Голови Управління захисту персональних даних (Prezes UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).

Щоб скористатися правами, просимо написати на kontakt@pobyto.pl. Ми відповідаємо без зайвої затримки, не пізніше ніж протягом місяця. Ми можемо попросити інформацію, що підтверджує особу.

7. Добровільність надання даних

Надання даних є добровільним. Однак без імені, прізвища, телефону та адреси електронної пошти ми не можемо відповісти на запит, а без даних, потрібних для заяви, — виконати договір. Деякі дані вимагаються законодавством про дозволи на перебування; їх відсутність може унеможливити подання повної заяви.

8. Автоматизовані рішення та профілювання

Ми не ухвалюємо рішень, що ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці, зокрема профілюванні, які мали б для Вас правові наслідки або подібним чином істотно на Вас впливали.

9. Файли cookie та подібні технології

1. Сервіс не використовує аналітичних чи маркетингових файлів cookie і не користується інструментами відстеження (напр., Google Analytics, Meta Pixel).
2. Хостинг-провайдер (Cloudflare) може зберігати в браузері технічні файли cookie, необхідні для забезпечення безпеки та захисту від ботів. Вони необхідні для надання послуги, про яку Ви просите, тому не потребують згоди (ст. 399 ч. 2 Закону «Право електронних комунікацій» (Prawo komunikacji elektronicznej)).
3. Файли cookie можна заблокувати або видалити в налаштуваннях браузера; однак це може ускладнити користування Сервісом.
4. Якщо в майбутньому ми запровадимо файли cookie, що потребують згоди, то перед їх збереженням попросимо згоду та оновимо цю Політику.

10. Безпека

Ми використовуємо зашифроване з'єднання (HTTPS), обмежуємо доступ до даних колом осіб, яким вони потрібні для опрацювання справи, і не зберігаємо змісту форми на сервері сайту — форма лише передає запит до каналів, описаних у п. 4. Ми ніколи не просимо паролів, SMS-кодів чи даних для входу в Profil Zaufany або MOS.

11. Зміни Політики

Ми оновлюємо Політику, коли змінюються законодавство, наші послуги або постачальники. Актуальна версія завжди доступна на цій сторінці, а дату версії зазначено на початку документа. Засади укладення та виконання договорів описано в Правилах.