Политика конфиденциальности

Перевод для удобства; юридически обязывающей является польская версия: польская версия

1. Администратор данных

1. Администратором персональных данных является Easy Legal sp. z o.o. с местонахождением по адресу: ul. Belgradzka 10A, Gdańsk, KRS 0000970955, NIP 5842817438 (далее: Администратор, мы).
2. Контакты по всем вопросам, касающимся персональных данных: e-mail kontakt@pobyto.pl, телефон +48 506 579 045, письменно на адрес местонахождения.
3. Мы не назначили инспектора по защите данных, поскольку не обязаны этого делать. По вопросам данных просим обращаться непосредственно к Администратору.

2. Какие данные мы обрабатываем и откуда их получаем

1. Форма запроса: имя, фамилия, номер телефона, адрес e-mail, выбранный вид помощи, этап дела, срок (если он был указан), предпочтительный канал связи (если он был выбран), язык страницы, адрес страницы, с которой был отправлен запрос, отметка об ознакомлении с настоящей Политикой и версия этой информации, идентификатор и время обращения.
2. Связь по телефону, e-mail и через мессенджеры: данные, которые Вы сами нам передадите, например номер телефона, имя пользователя в мессенджере, содержание сообщений.
3. Исполнение договора: данные, необходимые для подготовки заявления о разрешении на пребывание, в частности данные из проездного документа, PESEL, адрес, семейное положение, данные о трудоустройстве, страховании, проживании и доходах, а по делам, связанным с семьёй, — данные членов семьи (например, супруга, детей) и данные из актов гражданского состояния. Данные членов семьи мы получаем от Клиента; мы информируем об этом в соответствии со ст. 14 RODO.
4. Технические данные: IP-адрес и данные браузера, автоматически обрабатываемые хостинг-провайдером в логах сервера, а также — в виде хеша (hash), хранящегося в оперативной памяти около 1 минуты, — для защиты формы от злоупотреблений.
5. Особо охраняемые данные: мы не запрашиваем данные о здоровье и сведения о судимости и просим не указывать их в форме и в сообщениях. Если для дела необходимо, чтобы Клиент представил документ, содержащий такие данные (например, решение или медицинскую справку), мы обрабатываем его исключительно в объёме, необходимом для подготовки заявления, на основании ст. 9 ч. 2 п. f RODO (установление, осуществление или защита требований в административном производстве) либо явно выраженного согласия Клиента (ст. 9 ч. 2 п. a RODO), которое можно отозвать в любой момент. Мы не храним справки из Национального реестра судимостей (Krajowy Rejestr Karny) — Клиент представляет их непосредственно в орган.

3. Цели, правовые основания и срок хранения

1. Ответ на запрос и представление предложения — ст. 6 ч. 1 п. b RODO (действия по Вашему запросу до заключения договора). Если договор не будет заключён, мы храним данные до 12 месяцев с момента последнего контакта.
2. Заключение и исполнение договора — ст. 6 ч. 1 п. b RODO, а в части данных членов семьи Клиента — ст. 6 ч. 1 п. f RODO (наш законный интерес, состоящий в исполнении договора, заключённого с Клиентом). Мы храним данные в течение срока исполнения договора, а затем до истечения срока исковой давности по требованиям.
3. Установление, осуществление или защита требований — ст. 6 ч. 1 п. f RODO. Мы храним данные до истечения сроков исковой давности — как правило, 6 лет, считая с конца календарного года, в котором завершилось сотрудничество (ст. 118 Гражданского кодекса (Kodeks cywilny)).
4. Бухгалтерские и налоговые обязанности — ст. 6 ч. 1 п. c RODO в связи с Законом о бухгалтерском учёте (ustawa o rachunkowości) и Налоговым кодексом (Ordynacja podatkowa). Расчётные документы мы храним 5 лет, считая с конца года, в котором истёк срок уплаты налога, или дольше, если этого требует законодательство.
5. Рассмотрение рекламаций, отказов от договора и расторжений — ст. 6 ч. 1 п. c RODO (обязанности, вытекающие из Закона о правах потребителя (ustawa o prawach konsumenta)) и ст. 6 ч. 1 п. f RODO. Мы храним данные до истечения срока исковой давности по требованиям.
6. Безопасность Сервиса и защита от спама — ст. 6 ч. 1 п. f RODO. Технические данные мы храним в течение срока, определяемого настройками хостинг-провайдера (логи), а хеш IP-адреса — около 1 минуты.
7. Текущая переписка через выбранный Вами канал (телефон, e-mail, WhatsApp, Telegram) — ст. 6 ч. 1 п. b RODO или ст. 6 ч. 1 п. f RODO. Мы храним данные, пока продолжается контакт, а затем в соответствии со сроками из пп. 1–3.
8. Копии документов, переданных для подготовки заявления, мы удаляем не позднее чем через 12 месяцев после вынесения решения в первой инстанции или прекращения договора, если они не нужны для защиты от требований.

4. Получатели данных

Данные могут получать исключительно организации, которые помогают нам вести Сервис и обрабатывать запросы и действуют по нашему поручению, а также лица и органы, уполномоченные на основании законодательства:

1. Cloudflare, Inc. (США) — хостинг сайта, приём формы (Cloudflare Workers), маршрутизация электронной почты в домене pobyto.pl, защита от атак.
2. Google LLC / Google Ireland Ltd — электронная почта (Gmail), на которую поступают копии запросов и переписка.
3. Telegram Messenger Inc. — мессенджер, через который полные данные из формы (п. 2.1) передаются в закрытую рабочую группу нашей команды, чтобы быстро ответить на запрос; а также — если Клиент выберет этот канал — текущая переписка.
4. WhatsApp Ireland Ltd (группа Meta) — только если Клиент сам выберет WhatsApp в качестве канала связи.
5. Бухгалтерская контора, банк и платёжный оператор — в части расчётов.
6. Физическое лицо, действующее в качестве доверенного представителя (pełnomocnik) в производстве, — только если это предусматривает Договор.
7. Органы государственной администрации (в частности, воевода (wojewoda), ведущий дело) — исключительно когда Клиент подаёт заявление или поручает нам передать документы, а также иные органы, уполномоченные на основании законодательства.

Мы не продаём данные и не предоставляем их в маркетинговых целях.

5. Передача данных за пределы Европейской экономической зоны

1. Cloudflare, Inc. и Google LLC сертифицированы в рамках EU–US Data Privacy Framework. Передача осуществляется на основании решения Европейской комиссии о надлежащем уровне защиты (имплементационное решение (ЕС) 2023/1795, ст. 45 RODO), а дополнительно — стандартных договорных положений, применяемых этими поставщиками.
2. Telegram Messenger Inc. находится за пределами ЕЭЗ (Объединённые Арабские Эмираты / Британские Виргинские острова), в государстве, в отношении которого Европейская комиссия не приняла решения о надлежащем уровне защиты. Telegram не заключает с нами договор поручения обработки данных или стандартные договорные положения. Это означает риск того, что уровень защиты данных будет ниже, чем в ЕС, а органы этого государства смогут получить к ним доступ. Мы передаём туда данные из формы исключительно для быстрой обработки Вашего запроса, в закрытую группу, доступную только нашей команде, с использованием зашифрованного соединения. Если Вы не хотите, чтобы данные попали в Telegram, просим позвонить или написать на kontakt@pobyto.pl вместо отправки формы.
3. Копию информации о мерах защиты можно получить, написав на kontakt@pobyto.pl.

6. Ваши права

Вы имеете право:

1. на доступ к данным и получение их копии (ст. 15 RODO);
2. на исправление данных (ст. 16 RODO);
3. на удаление данных (ст. 17 RODO);
4. на ограничение обработки (ст. 18 RODO);
5. на перенос данных, обрабатываемых на основании договора или согласия (ст. 20 RODO);
6. на возражение против обработки, основанной на нашем законном интересе (ст. 21 RODO);
7. на отзыв согласия в любой момент, если обработка осуществляется на его основании, — без влияния на законность обработки до его отзыва;
8. на подачу жалобы Председателю Управления по защите персональных данных (Prezes UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).

Чтобы воспользоваться своими правами, просим написать на kontakt@pobyto.pl. Мы отвечаем без неоправданной задержки, не позднее чем в течение месяца. Мы можем попросить информацию, подтверждающую личность.

7. Добровольность предоставления данных

Предоставление данных является добровольным. Однако без имени, фамилии, телефона и адреса e-mail мы не можем ответить на запрос, а без данных, необходимых для заявления, — исполнить договор. Некоторые данные требуются законодательством о разрешениях на пребывание; их отсутствие может сделать невозможной подачу полного заявления.

8. Автоматизированные решения и профилирование

Мы не принимаем решений, основанных исключительно на автоматизированной обработке, в том числе на профилировании, которые порождали бы для Вас правовые последствия или аналогичным образом существенно на Вас влияли.

9. Файлы cookie и аналогичные технологии

1. Сервис не использует аналитические и маркетинговые cookie и не применяет инструменты отслеживания (например, Google Analytics, Meta Pixel).
2. Хостинг-провайдер (Cloudflare) может сохранять в браузере технические файлы cookie, необходимые для обеспечения безопасности и защиты от ботов. Они необходимы для оказания услуги, о которой Вы просите, поэтому не требуют согласия (ст. 399 ч. 2 Закона «Право электронной коммуникации» (ustawa — Prawo komunikacji elektronicznej)).
3. Файлы cookie можно заблокировать или удалить в настройках браузера; однако это может затруднить пользование Сервисом.
4. Если в будущем мы введём cookie, требующие согласия, мы попросим согласия до их сохранения и обновим настоящую Политику.

10. Безопасность

Мы используем зашифрованное соединение (HTTPS), ограничиваем доступ к данным кругом лиц, которым они нужны для работы по делу, и не храним содержание формы на сервере сайта — форма лишь передаёт обращение в каналы, описанные в п. 4. Мы никогда не запрашиваем пароли, SMS-коды или данные для входа в Profil Zaufany или MOS.

11. Изменения Политики

Мы обновляем Политику, когда меняются законодательство, наши услуги или поставщики. Актуальная версия всегда доступна на этой странице, а дата версии указана в начале документа. Порядок заключения и исполнения договоров описан в Правилах.