Polityka prywatności

1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych jest Easy Legal sp. z o.o. z siedzibą pod adresem: ul. Belgradzka 10A, Gdańsk, KRS 0000970955, NIP 5842817438 (dalej: Administrator, my).
2. Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: e-mail kontakt@pobyto.pl, telefon +48 506 579 045, pisemnie na adres siedziby.
3. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie mamy takiego obowiązku. W sprawach danych prosimy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

1. Formularz zapytania: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, wybrany rodzaj pomocy, etap sprawy, termin (jeśli został podany), preferowany kanał kontaktu (jeśli został wybrany), język strony, adres podstrony, z której wysłano zapytanie, informacja o zapoznaniu się z niniejszą Polityką i wersja tej informacji, identyfikator i czas zgłoszenia.
2. Kontakt telefoniczny, e-mail i komunikatory: dane, które sami nam Państwo przekażecie, np. numer telefonu, nazwa użytkownika w komunikatorze, treść wiadomości.
3. Wykonanie umowy: dane niezbędne do przygotowania wniosku o zezwolenie na pobyt, w szczególności dane z dokumentu podróży, PESEL, adres, stan cywilny, dane o zatrudnieniu, ubezpieczeniu, zakwaterowaniu i dochodach, a w sprawach rodzinnych — dane członków rodziny (np. małżonka, dzieci) oraz dane z aktów stanu cywilnego. Dane członków rodziny otrzymujemy od Klienta; informujemy o tym zgodnie z art. 14 RODO.
4. Dane techniczne: adres IP i dane przeglądarki przetwarzane automatycznie przez dostawcę hostingu w logach serwera oraz — w postaci skrótu (hash) przechowywanego w pamięci operacyjnej przez około 1 minutę — w celu ochrony formularza przed nadużyciami.
5. Dane szczególnie chronione: nie prosimy o dane dotyczące zdrowia ani o informacje o karalności i prosimy nie wpisywać ich w formularzu ani w wiadomościach. Jeżeli do sprawy konieczne jest przedstawienie przez Klienta dokumentu zawierającego takie dane (np. orzeczenia lub zaświadczenia lekarskiego), przetwarzamy go wyłącznie w zakresie niezbędnym do przygotowania wniosku, na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń w postępowaniu administracyjnym) albo wyraźnej zgody Klienta (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), którą można w każdej chwili cofnąć. Nie przechowujemy zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego — Klient składa je bezpośrednio organowi.

3. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania

1. Odpowiedź na zapytanie i przedstawienie oferty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Państwa żądanie przed zawarciem umowy). Dane przechowujemy do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, jeżeli umowa nie zostanie zawarta.
2. Zawarcie i wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie danych członków rodziny Klienta — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz uzasadniony interes polegający na wykonaniu umowy zawartej z Klientem). Dane przechowujemy przez czas wykonywania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
3. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane przechowujemy do upływu terminów przedawnienia — co do zasady 6 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyła się współpraca (art. 118 Kodeksu cywilnego).
4. Obowiązki księgowe i podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową. Dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, albo dłużej, jeśli wymagają tego przepisy.
5. Obsługa reklamacji, odstąpień i wypowiedzeń — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z ustawy o prawach konsumenta) i art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane przechowujemy do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
6. Bezpieczeństwo Serwisu i ochrona przed spamem — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane techniczne przechowujemy przez okres wynikający z ustawień dostawcy hostingu (logi), a skrót adresu IP — około 1 minuty.
7. Bieżąca komunikacja przez wybrany przez Państwa kanał (telefon, e-mail, WhatsApp, Telegram) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane przechowujemy tak długo, jak trwa kontakt, a następnie zgodnie z okresami z pkt 1–3.
8. Kopie dokumentów przekazanych do przygotowania wniosku usuwamy nie później niż 12 miesięcy po wydaniu decyzji w pierwszej instancji albo zakończeniu umowy, chyba że są potrzebne do obrony przed roszczeniami.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, które pomagają nam prowadzić Serwis i obsługiwać zapytania, działające na nasze polecenie, oraz podmioty uprawnione na podstawie przepisów:

1. Cloudflare, Inc. (USA) — hosting strony, przyjmowanie formularza (Cloudflare Workers), routing poczty e-mail w domenie pobyto.pl, ochrona przed atakami.
2. Google LLC / Google Ireland Ltd — poczta e-mail (Gmail), na którą trafiają kopie zapytań i korespondencja.
3. Telegram Messenger Inc. — komunikator, przez który pełne dane z formularza (pkt 2.1) są przekazywane do zamkniętej grupy roboczej naszego zespołu, aby szybko odpowiedzieć na zapytanie; a także — jeżeli Klient wybierze ten kanał — bieżąca korespondencja.
4. WhatsApp Ireland Ltd (grupa Meta) — tylko gdy Klient sam wybierze WhatsApp jako kanał kontaktu.
5. Biuro rachunkowe, bank i operator płatności — w zakresie rozliczeń.
6. Osoba fizyczna działająca jako pełnomocnik w postępowaniu — tylko gdy Umowa to przewiduje.
7. Organy administracji publicznej (w szczególności wojewoda prowadzący sprawę) — wyłącznie gdy Klient składa wniosek lub zleca nam przekazanie dokumentów, oraz inne organy uprawnione na podstawie przepisów prawa.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Cloudflare, Inc. i Google LLC są certyfikowani w ramach EU–US Data Privacy Framework. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (decyzja wykonawcza (UE) 2023/1795, art. 45 RODO), a dodatkowo standardowych klauzul umownych stosowanych przez tych dostawców.
2. Telegram Messenger Inc. ma siedzibę poza EOG (Zjednoczone Emiraty Arabskie / Brytyjskie Wyspy Dziewicze), w państwie, wobec którego Komisja Europejska nie wydała decyzji o odpowiednim stopniu ochrony. Telegram nie zawiera z nami umowy powierzenia ani standardowych klauzul umownych. Oznacza to ryzyko, że poziom ochrony danych będzie niższy niż w UE, a organy tego państwa mogą uzyskać do nich dostęp. Przekazujemy tam dane z formularza wyłącznie w celu szybkiej obsługi Państwa zapytania, do zamkniętej grupy dostępnej tylko dla naszego zespołu, z wykorzystaniem szyfrowanego połączenia. Jeżeli nie chcą Państwo, aby dane trafiły do Telegrama, prosimy zadzwonić lub napisać na kontakt@pobyto.pl zamiast wysyłać formularz.
3. Kopię informacji o zabezpieczeniach można otrzymać, pisząc na kontakt@pobyto.pl.

6. Państwa prawa

Przysługuje Państwu prawo:

1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
2. sprostowania danych (art. 16 RODO);
3. usunięcia danych (art. 17 RODO);
4. ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
5. przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO);
6. sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
7. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem;
8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z praw, prosimy napisać na kontakt@pobyto.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o informacje potwierdzające tożsamość.

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne. Bez imienia, nazwiska, telefonu i adresu e-mail nie możemy jednak odpowiedzieć na zapytanie, a bez danych potrzebnych do wniosku — wykonać umowy. Niektóre dane wymagane są przez przepisy o zezwoleniach na pobyt; ich brak może uniemożliwić złożenie kompletnego wniosku.

8. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.

9. Pliki cookie i podobne technologie

1. Serwis nie używa cookies analitycznych ani marketingowych i nie korzysta z narzędzi śledzących (np. Google Analytics, Meta Pixel).
2. Dostawca hostingu (Cloudflare) może zapisywać w przeglądarce techniczne pliki cookie niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony przed botami. Są one niezbędne do świadczenia usługi, o którą Państwo proszą, dlatego nie wymagają zgody (art. 399 ust. 2 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej).
3. Można zablokować lub usunąć pliki cookie w ustawieniach przeglądarki; może to jednak utrudnić korzystanie z Serwisu.
4. Jeżeli w przyszłości wprowadzimy cookies wymagające zgody, przed ich zapisaniem poprosimy o zgodę i zaktualizujemy niniejszą Politykę.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowane połączenie (HTTPS), ograniczamy dostęp do danych do osób, które potrzebują ich do obsługi sprawy, i nie przechowujemy treści formularza na serwerze strony — formularz jedynie przekazuje zgłoszenie do kanałów opisanych w pkt 4. Nigdy nie prosimy o hasła, kody SMS ani dane logowania do Profilu Zaufanego czy MOS.

11. Zmiany Polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, nasze usługi lub dostawcy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data wersji podana jest na początku dokumentu. Zasady zawierania i wykonywania umów opisuje Regulamin.